Web-Projekte managen mit Scrum

„Der Weg ist das Ziel“. Schon so oft gehört und noch öfters zitiert. Jedoch steckt auch für unseren Arbeitsalltag ein wichtiger Kern darin.

Übergeordnetes Ziel unserer Projekte ist es Webseiten zu erstellen oder zu erweitern, die genau die jeweiligen Kundenanforderungen und -Wünsche erfüllen. Mehr und mehr bestimmt dabei der Weg den Erfolg der Ergebnisse. So haben wir uns bei undpaul schon vor vielen Jahren entschieden das agile Projektmanagement zu nutzen und folgen nun dem Scrum-Framework.

Ihr kennt Scrum noch nicht? Dann schaut euch die Einleitung von scrum.org an.

Was bedeutet Scrum für die Projektarbeit?

Scrum ist ein Framework und gibt einen Rahmen. Wie aber nutzen wir bei undpaul das für uns? Wie wirkt sich Scrum auf die Projekte aus? Wir haben hier die wichtigsten Fragen zusammengestellt.

Wie läuft ein Web-Projekt mit undpaul ab?

Zunächst einigen wir uns mit unseren Kunden auf eine Zusammenarbeit und ein übergeordnetes Ziel, dann geht es richtig los. Ein sehr wichtiger Punkt ist, dass nicht alle Details zu Beginn festgelegt und definiert werden. Vielmehr realisieren wir die Webseite schrittweise, jeweils in Sprints von zwei Wochen. Jeder Sprint erweitert die Webseite mit neuen Funktionen und legt die Basis für die weiteren Sprints. Abhängig von Zeit und Budget auf Kundenseite bearbeiten wir unterschiedlich viele Sprints pro Jahr.

In einem digitalen Ticketsystem (meist nutzen wir Atlassian Jira) verwalten wir das Backlog. In diese lebende Sammlung trägt jede*r aus dem Projektteam neue Anforderungen, Change Requests oder Fehler ein. Vor jedem Sprint werden bei Bedarf Prioritäten und Umfang der Backlog-Einträge angepasst, um die relevantesten Anforderungen im kommenden Sprint zu realisieren.

Wenn der Umfang für ein Go-Live erreicht ist, geht die Seite in den Produktivbetrieb. Ab dem Zeitpunkt zählt sie für uns zu dem Support-/Wartungsbereich. Stehen weitere Anpassungen oder Erweiterungen an, planen wir diese gebündelt in weiteren Sprints.

Wie läuft ein Sprint bei undpaul ab?

Gemeinsam mit den Kunden legen wir einen Zeitraum für den Sprint fest. Denn alle aus dem Projektteam müssen für den kurzen Sprint-Zeitraum und die enge Zusammenarbeit verfügbar sein.

Mit der Vorbereitungsphase (Grooming) stellen wir sicher, dass die Anforderungen verständlich und umfassend formuliert und im Projektteam gleichermaßen verstanden sind. Was ist möglich und sinnvoll? Was ist unnötig aufwändig? Meist wird hier viel diskutiert, ergänzt oder geändert, um sicherzugehen, dass die Funktion einen wirklichen Mehrwert für den Endnutzer bietet.

In dem Planning-Meeting, dem offiziellen Start des Sprints, schätzt das Entwicklungsteam ab, wie viele der Anforderungen im Sprint-Zeitraum realisiert werden können. Im Sprint durchlaufen die Anforderungen verschiedene Status: Von der Umsetzung über eine interne Entwickler-QA bis zur Freigabe durch die Kunden und das Deployment auf der Webseite. Die Dailies sind das tägliche Status-Update für das gesamte Projektteam. Hier klären wir oft Rückfragen, die sich während der Entwicklung ergeben haben.

Mit Ende des Sprintzeitraums endet der Sprint. Das Sprintboard zeigt das Ergebnis. Im besten Fall sind alle Tickets ganz rechts im Status „done“ eingeordnet, also vom Kunden abgenommen und auf der Webseite deployed.

Wie bindet ihr die Kunden ein?

Unabhängig von der Projektmanagement-Methode sehen wir die Zusammenarbeit als ein gleichberechtigtes Geben und Nehmen. Wir (von undpaul-Seite und Kundenseite) haben ein gemeinsames Ziel und jedes Mitglied erfüllt wichtige Aufgaben und Verantwortungen. Durch den Scrum-Prozess binden wir unsere Kunden in die komplette Entwicklungsphase ein und sehen die Basis bei Kommunikation sowie Transparenz.

In den Projektteams übergeben wir gerne die Rolle des Product Owners an Mitarbeitende von Kundenseite, denn diese kennen die Endnutzer und deren Nutzungsverhalten am besten. Damit liegt viel Verantwortung zu den Anforderungen, Prioritäten und der Freigabe neuer Features bei unseren Kunden. Viel der vorbereitenden Arbeit wird vom Product Owner mit Unterstützung der Entwickler im Grooming und Planning geleistet. Damit die Richtung des Sprints bestimmt. In den Dailies ist der Product Owner herzlich willkommen sich täglich einen Überblick zum aktuellen Entwicklungsstand zu holen oder auch bei Rückfragen weiterzuhelfen.

Was für Vorteile habe ich als Kunde von der agilen Vorgehensweise?

Inzwischen haben wir viele fremdgebaute Projekte übernommen, da sich die Kunden mehr frühzeitige Kommunikation und Transparenz gewünscht haben. Gerade bei diesen beiden Punkten hilft unser Scrum-Prozess enorm, da die Kunden in den gesamten Entwicklungsprozess eingebunden sind: Unter anderem verwalten sie das Backlog mit, kommunizieren in den Sprints direkt mit den Entwicklern, haben Einblick in das Sprintboard und können damit jederzeit unmittelbares Feedback geben. Die täglichen Updates im Daily ermöglichen es, sich früh abzustimmen, wenn eine Anforderung den zeitlichen Rahmen sprengt.

Ein weiterer Vorteil von Scrum ist der Fokus auf nutzerorientierte und zeitnah nutzbare Lösungen. Durch das gemeinsame Erarbeiten der Anforderungen entsteht schon früh ein Austausch zu Nutzbarkeit, technischer Umsetzung oder Weiterentwicklungsmöglichkeit. Die Betrachtung aus verschiedenen Blickwinkeln hat die Projektteams schon oft auf gute, neue Ideen gebracht.

Neue Anforderungen werden als abgeschlossene User Story in einem Sprint entwickelt. Damit sind diese zum Ende des Sprints voll lauffähig und der Fortschritt der Webseite wird schnell sichtbar.