Discovery als Türöffner für neue Projekte

Wird ein neues Projekt gestartet, sind meist alle voller Vorfreude und motiviert gleich loszulegen, um “richtig was zu schaffen” und erfolgreich zu sein. Diese Begeisterung ist absolut gut und wichtig, aber vor allem ist es wichtig diese über die komplette Projektlaufzeit auch zu erhalten.

Als Agentur begleiten wir viele Projekte parallel, einige davon auch schon von Beginn an. Dabei stellen wir immer wieder fest: Einer der größten Knackpunkte ist die Vorbereitung und Arbeit vor dem eigentlichen Projektstart. Fehlt es hier an Verständnis, Abstimmung und Informationen, ist dies noch lange während der Projektlaufzeit zu spüren und erschwert die Arbeit. Daher haben wir bei undpaul uns mit unserem Discovery-Workshop eine Methode erarbeitet, welche zu einem guten und abgestimmten Einstieg in jedes neue Projekt verhilft.

Discovery vs. Discovery

Zu dem Begriff “Discovery” gibt es eine ganze Menge Bedeutungen und Definitionen. In unserem Verständnis unterteilen wir die Discovery in den Discovery-Workshop und die Discovery-Phase. Gemeinsam haben beide, dass sie vor der eigentlichen Entwicklung und Projektarbeit stattfinden. Der hauptsächliche Unterschied ist der zeitliche Rahmen und damit auch die Tiefe und der Umfang, in welchem die Inhalte erarbeitet werden.

In dem Discovery-Workshop als erster Einstieg in ein Projekt liegt der Fokus auf dem Kennenlernen der Beteiligten und des Projekts, einem gemeinsamen Verständnis der Ziele und Rahmenbedingungen sowie der allgemeinen Basis für die kommende Zusammenarbeit. Im zweiten Schritt werden (abhängig von der Größe des Projekts) in einer Discovery-Phase die Anforderungen konkreter formuliert und die User Experience der Seite sowie die Zielgruppen-(Analyse) dabei in Betracht gezogen.

Was habe ich von einem Discovery-Workshop?

Gerade zu Beginn neuer Partnerschaften müssen wir unsere Kunden oft davon überzeugen einen Discovery-Workshop durchzuführen. Immer wieder hören wir dabei Argumente wie:

• „Wir haben unsere Anforderungen schon festgehalten.“ 
• “Das kostet sehr viel Geld und wir haben am Ende keine Webseite (oder ein Produkt).”
• “Unser Projektleiter macht das schon / hat die Informationen alle vorliegen.”
• “Unsere Anforderungen sind bis ins kleinste Detail von uns beschrieben.”

Warum ist ein Discovery-Workshop also so sinnvoll und wichtig? Ganz einfach gesagt: Um Risiken zu reduzieren, Vertrauen aufzubauen und ein gemeinsames Ziel bzw. Zielverständnis zu entwickeln.

Machen wir es an einigen Beispielen etwas konkreter:

• Nur eine sinnvolle Lösung wird erfolgreich sein und auch das Projekt erfolgreich machen. Dafür braucht es aber ein Projektteam, welches die Ziele und Anforderungen in Gänze versteht. Das bedeutet zum einen das gleiche Verständnis zu den Zielen zu haben und zum anderen auch die Anforderungen im Kontext zu sehen, um jederzeit die besten Lösungen und Alternativen einzubringen.
• Sind die Ziele für das ganze Projektteam klar und eindeutig, hat das Team sozusagen „Purpose & Direction“, dann können im Arbeitsalltag viel schneller und auch besser Entscheidungen getroffen werden.
• Außerdem empfehlen wir unseren Kunden gerne, den Discovery-Workshop als ein Kennenlernen der Agentur zu sehen. Mit dem kleineren eigenen Projekt kann so bereits die Zusammenarbeit und Sympathie in der realen „Arbeitswelt“ getestet werden.

Hands-On: Inhalte und Tools

Für einen Discovery-Workshop haben wir uns eine Fragensammlung erarbeitet, die in den meisten Projekten gut Anwendung findet. Grundsätzlich unterteilen wir die Fragensammlung in drei Bereiche:

1. Der Bereich aus Sicht des Auftraggebers befassen sich hauptsächlich mit den übergeordneten Zielen.
2. Zum Bereich Projekt gehört alles was das Projekt oder Produkt an sich betrifft. Hieraus ergeben sich dann später die Anforderungen.
3. Der Bereich Rahmenbedingungen deckt den grundsätzlichen Rahmen ab, wie z.B. technische Anforderungen aber auch Zeit und Budget-Plan.

Die meisten unserer Discovery-Workshops finden remote statt - auch ganz unabhängig von der aktuellen Corona-Situation. Dabei nutzen wir eine Videokonferenz in Kombination mit einem kollaborativen Meeting-Tool. Wo wir zwischen den verschiedenen Videokonferenz-Tools relevanten Unterschied für unseren Discovery-Workshop festgestellt haben, nutzen wir für den gemeinsamen kreativen Schaffensprozess und die Dokumentation aktuell am liebsten Miro.

Hauptsache machen!

In jedem Discovery-Workshop gibt es etwas Neues zu lernen. Wie bei vielen Workshops und vorbereitenden Arbeiten gibt es aber kein “Richtig oder Falsch” bei den Methoden und der Durchführung. Der allerwichtigste Punkt ist: Macht eine Discovery wenn ein neues Projekt gestartet wird! Die Zeit, die ihr in die Vorbereitung steckt, sorgt im Projektverlauf so oft dafür, dass die Arbeit reibungsloser und erfolgreicher verläuft.

Add-On: Vortrag beim VDZ

Am 10. März konnten wir unser Thema Discovery-Workshop auf dem VDZ Tech Summit präsentieren. Hier findet ihr diesen Vortrag: